Главная»Блог»Автоматизация бизнеса: для чего это нужно и как правильно автоматизировать

Автоматизация бизнеса: для чего это нужно и как правильно автоматизировать

Каждый владелец собственного бизнеса хочет, чтобы его дело приносило максимальный доход, не требуя при этом слишком большого участия основателя. Как было бы замечательно, если можно было бы переложить часть обязанностей, которыми сейчас заняты работники на искусственные системы, чтобы все происходило само собой. Для получения подобного результата используется автоматизация бизнеса различными способами.

Что такое Автоматизация бизнес-процессов?

Для того чтобы понять, что такое автоматизация бизнес-процессов различными способами, необходимо разобраться, за счет каких ресурсов происходит работа в вашей компании. Автоматизация не подразумевает дополнительного специального оборудования или сложных приборов, а значит не потребует от вас крупных финансовых вложений. На самом деле, под способами автоматизации подразумевается процесс грамотного подбора программ и оборудования, которые помогут организовать более эффективную работу компании, исходя из ее специфики и особенностей организационной структуры.

Чаще всего к автоматизации бизнес-процессов различными способами прибегают в том случае, когда необходимо провести расширение компании. Приведем простой пример: допустим, вы владеете небольшой фирмой, оказывающей юридические услуги. До тех пор, пока поток ваших клиентов ограничивается пределом в 15 человек ежемесячно, вы сможете вести все дела вручную, выставляя счета самостоятельно, однако, с того момента как компания обслуживать до 200 человек, справляться с этой задачей одному станет сложнее. Конечно, вы всегда можете нанять помощника, который будет помогать вам в подобных вопросах. Вот только содержание сотрудника на окладе станет для вас менее выгодным, чем автоматизация бизнес-процессов с использованием разных способов, которая позволит обойтись своими силами. Перед тем, как упорядочить свой бизнес, вы должны проанализировать, в каких отделах в вашей компании необходимо внесение изменений.

Что можно автоматизировать в бизнесе

Итак, давайте разберемся, какие задачи помогает решить автоматизация и что можно автоматизировать в бизнесе. В первую очередь, конечно же, автоматизация бизнес-процессов положительно влияет на размер прибыли. Дело в том, что подобный способ повышения эффективности работы вашей компании основан на том, чтобы повысить скорость решения бизнес-задач, не потеряв при этом в качестве их исполнения. Таким образом, стандартные для вашей компании ситуации вы можете обрабатывать с помощью специальной программы, задействуя человеческий потенциал только в тех случаях, которые не подходят под стандартный алгоритм. Внедрение подобной программы позволит вам платить потребность в персонале, а значит — уменьшить расходы на его содержание.

Еще одним важным параметром, который вы можете улучшить при внедрении способов автоматизации своего бизнеса, является расход времени на решение конкретных задач. В любом деле существуют чисто технические процессы, которые никак не отражаются на уровне прибыли, но являются необходимыми для нормального функционирования компании. Обычно на решение подобных задач тратится небольшое количество времени, но, так как делать это приходится регулярно, за месяц они могут значительно снизить эффективность работы сотрудника, который этим занимается. Процессы такого рода можно смело переложить на программу, освободив тем самым значительное количество времени для тех дел, в которых без вмешательства человека не обойтись.

человеческий фактор и автоматизация

Также необходимо помнить о существовании эффекта, называемого человеческим фактором. Каждый сотрудник, каким бы профессионалом своего дела он не был, имеет личные проблемы и переживания, может уставать или заболевать в процессе трудовой деятельности. Подобные ситуации порождают множество непреднамеренных ошибок, которые может допустить сотрудник за счет сниженного внимания. Так, к примеру, в конце дня менеджер, принимающий заявки на доставку, может неверно указать адрес заказчика, тем самым целую цепочку ошибочных процессов, которые, в итоге, могут вылиться в крупные дополнительные расходы.

В том случае, если подобные процессы происходят у вас предприятии использованием специальных программ, вероятность ошибки значительно снижается. Это происходит за счет того, что программное обеспечение действует исключительно по заданному алгоритму, не отступая от него ни на шаг, а значит, вариант случайной ошибки исключен. Конечно, нельзя исключать вероятность технической поломки или программного сбоя, но подобные ситуации случаются значительно реже, чем ошибки, обусловленные человеческим фактором.

Тем, что можно автоматизировать в бизнесе, зачастую считаются задачи, которые имеют значительный объем, но достаточно легки в техническом плане. К примеру, при необходимости создать рассылку для множества сотрудников вашей компании вам не придется отправлять сообщения каждому человеку по отдельности, пропечатывая один и тот же текст снова и снова. Вы можете просто создать шаблон текста в специальной программе, которая затем разошлет его всем сотрудникам, подставив нужное имя в начале предложения. Эта функция также пригодится вам при работе с клиентами. К примеру, если вы хотите рассказать им о новых акциях, отличным решением будет персонализация сообщения с помощью выделения имени конкретного клиента. Так у потенциального покупателя создается впечатление, что уникальное предложение было разработано лично для него.

Существует два основных направления, в рамках которых применяются способы автоматизации бизнес-процессов. Таким образом, на вопрос: “Что можно автоматизировать в бизнесе?” существует два основных ответа:

— основные бизнес-процессы, к которым можно отнести коммуникацию с покупателями или продажи. Оптимизация по этому направлению зачастую проводится для того, чтобы повысить прибыль путем увеличения объема продаж или выпуска продукции.

— вспомогательные бизнес-процессы, которыми можно назвать создание бухгалтерской отчетности, проведение аудита, оформление трудовых договоров для сотрудников и другие рутинные процессы. Этот вид применяется для того, чтобы повысить качество работы персонала и избавиться от необходимости содержать на окладе тех сотрудников, услуги которых требуются нерегулярно.

Как упорядочить бизнес

Давайте разберемся, как упорядочить бизнес, в эффективности которого вы начали сомневаться и какие шаги для этого необходимо предпринять.

существования проблемы и автоматизация

Этап 1: осознание существования проблемы

В какой-то момент вас должен заинтересовать вопрос: “Что такое автоматизация бизнес-процессов различными способами?”, ведь вы поймете, что ваша компания работает недостаточно эффективно, а значит, необходимо что-то изменить.

При обнаружении конкретной проблемы необходимо действовать незамедлительно, так как мелкие неурядицы могут за короткое время превратиться в крупные неприятности. К наиболее распространенным проблемам, которые можно обнаружить при неэффективной работе бизнеса, относится регулярная потеря старых клиентов, уходящих от вас из-за недостаточной скорости или качества работы, не возвращаясь за новыми услугами в вашу компанию, проблемы с сохранением важных данных, необходимые для нормального функционирования компании, некачественная работа, вызванная нехваткой времени сотрудников на основные задачи, отсутствие организованной системы клиентской базы и многое другое.

Решить большую часть этих проблем вам поможет качественное составление новой клиентской базы, которая будет охватывать количество людей, обратившихся к вам за услугой в течение недавнего времени. На основе имеющейся клиентской базы вы сможете продолжать автоматизировать свой бизнес, повышай эффективность работы компании.

Этап 2: определение целей

Итак, вы осознали, что вашей компании необходима автоматизация. Теперь нужно определиться, какого именно результата вы хотите достичь в результате внедрения нововведений. На первый взгляд это кажется достаточно трудным, но существует несколько простых вопросов, которые призваны помочь в определении цели автоматизации:

— Сколько видов товарных единиц существует в ассортименте вашей компании и можно ли их сгруппировать по либо определенного признаку?

— Сколько сделок ваша компания заключает ежедневно?

— Как много людей, состоящих в штате, непосредственно принимают участие в процессе продажи?

— Как долго длится проведение одной сделки, начиная знакомства с клиентом вплоть до ее закрытия?

— Используют ли ваша компания специальные программы для автоматизации на данный момент?

Ответив на эти вопросы, вы сможете точнее определить, в чем именно состоит проблема вашей компании, какой процесс нуждается в автоматизации сильнее всего. Вы можете провести анализ самостоятельно, понадеявшись на правильность результата, а можете доверить этот вопрос специалисту, который подскажет, какая именно система для автоматизации подойдет в вашем случае и заострит внимание на особо проблемных моментах.

выделение ресурсов для автоматизации

Этап 3: выделение ресурсов

Для проведения автоматизации бизнес-процессов вашей компании необходимо будет задействовать определенные ресурсы. В первую очередь вам необходимо обучить людей, который впоследствии будут пользоваться программой. Любая система для автоматизации требует определенных навыков обращения с ней от пользователя, а значит, без обучения персонала не обойтись. Конечно же, на прохождение обучения персонала потребуется определенное время, которое должно быть также учтено при распределении нагрузки на работников. 

Внедрение системы, а также обучение персонала не будет бесплатным, а значит, необходимо подготовить определенную сумму денежных средств, которые вы готовы потратить на усовершенствование компании. 

Для того чтобы полноценно пользоваться системой автоматизации необходимо иметь в офисе компьютер доступом в интернет, однако такими ресурсами обладает в наше время любая компания.

Этап 4: выбор компании

Внедрить техническую систему, а затем подробно объяснить, что такое автоматизация бизнес-процессов, вам помогут профессионалы своего дела. Наилучшим выходом станет обращение в специальные компании. При выборе такой фирмы необходимо, в первую очередь, обращать внимание на отзывы реальных клиентов и опыт компании в установке систем и работе с различными способами автоматизации.

Этап 5: подробное описание бизнес-процессов

Для того чтобы внедрить эффективную систему и понять, как упорядочить бизнес, необходимо составить качественное и очень подробное описание бизнес-процессов. В нем следует пошагово разобрать все действия, которые проделываются в процессе работы интересующего вас отдела, а затем, выявить, какие из них наиболее пагубно влияют на эффективность его работы. Именно с этими моментами и будет проходить основная работа в процессе автоматизации.

Приложение для общения с клиентом

Этап 6: подбор необходимых программ

Выбор конкретной программы напрямую связан с тем, какие именно проблемы в работе своей компании вы выявили. Существует множество различных сервисов, каждый из которых отвечает за определенный круг действий.

Приложение для общения с клиентом, к примеру, поможет систематизировать работу, которая ведется в различных мессенджерах или социальных сетях, собирая всю информацию о клиенте, все переписки с ним в одном месте.

Приложение, которое позволяет автоматизировать отправку электронных писем, позволит вам своевременно оповещать клиентов о проведении различных акций и скидок, даст возможность ввести дополнительную персонализацию для постоянных покупателей.

Работу отдела продаж также можно усовершенствовать с помощью специальной программы, которая позволит максимально быстро и эффективно проводить все процессы, а также формировать отчетность о проделанной работе.

Внедрение различных способов автоматизации в процесс обзвона позволит вам не только значительно сократить затраты на телефонную связь, но и собрать подробную отчетность по проведенным звонкам, в которой будет отражено количество звонков и статистика их эффективности. Подобная технология позволит также своевременно выявлять неактивные номера, сохраненные в клиентской базе, тем самым повышая эффективность ее использования.

Этап 7: применение разработанного плана оптимизации

Теперь, когда проблема рассмотрена подробнее, а методы ее решения определены, необходимо внедрить способы автоматизации в деятельность компании.

Этап 8: подведение итогов и коррекция результатов

Конечно, не стоит рассчитывать на то, что внедрение оптимизации исправит положение вашей компании сиюминутно: сперва сотрудникам необходимо будет привыкнуть к новому режиму работы адаптироваться под возникающие условия, однако, уже через некоторое время вы заметите значительные улучшения в эффективности работы вашей компании.

Какому бизнесу нужна автоматизация?

Теперь давайте разберемся, каждому ли бизнесу нужна автоматизация различными способами?

По сути, автоматизация будет полезна абсолютно любой компании так как, независимо от ее масштабов существует несколько основных задач, которые автоматизация может решить в любой фирме.

автоматизация бизнес процессов для экономии

Экономия

Различные способы автоматизации позволяют значительно сэкономить средства компании, ведь при автоматизации бизнес-процессов вы сможете нанять меньшее количество персонала, а значит, истратите меньшую сумму на содержание и выплату всевозможных взносов в фонды обязательного страхования. Экономия времени также играет значительную роль, ведь она позволяет совершить куда большее количество сделок, повысив тем самым прибыль от реализации.

Порядок и оптимизация

Автоматизация бизнес-процессов позволяет навести порядок в вашей компании: работники больше не будут выполнять поручения, которые не входят в их должностные обязанности, что освободит им время для выполнения действительно важных задач.

Повышение лояльности клиентов

Как ни странно, автоматизация бизнес-процесса может также привести к повышению лояльности клиентов и возрастанию доверия к вашей компании Дело в том, что в том случае, если процессы вашей компании происходят с использованием специальных программ, каждое действие менеджеров остается задокументировано, а значит, таким образом вы защищаете себя от возможных претензий со стороны клиентов. В конфликтной ситуации вы всегда будете иметь доказательства того, что ваша компания добросовестно относится к исполнению своих обязанностей. В подобных программах всегда указывается дата и точное время проведения каждого процесса, а значит клиент может быть уверен в том, что его не обманывают. Более того, сам факт наличия подобной программы в бизнесе внушит потенциальному покупателю больше доверия, так как это позволит вам создать впечатление серьезной компании.

Как правильно автоматизировать бизнес-процессы?

Итак, как мы уже поняли, автоматизация бизнеса является достаточно долгим процессом, который отнимает большое количество времени и сил, но позволяет сэкономить множество ресурсов в перспективе. Сперва вам необходимо выявить основные проблемы, которые существуют на вашем предприятии, а затем попытаться оптимизировать их или в корне изменить к ведению бизнеса. Если сделать этого не удалось вы можете задуматься о внедрении программы автоматизации.

Провести внедрение оптимизации в своей компании вы можете самостоятельно или прибегнув к услугам специалистов. Давайте разберем плюсы и минусы каждого из этих подходов.

комиссия для оптимизации бизнес процессов

Самостоятельные решения проблемы

Итак, в том случае, если вы решили провести оптимизацию своего бизнеса без посторонней помощи вам придется создать в компании комиссию, комитет или рабочую группу, которая будет заниматься решением данного вопроса. Человек, стоящий во главе этой группы, должен к назначенному сроку предоставить вам список выделенных в процессе анализа задач, а также предполагаемых путей решения этой проблемы. С одобрения начальника должно произойти внедрение нововведений. В полномочия главы такой группы входит также привлечение к процессу внедрения представителей других отделов или сторонних наемных работников.

К достоинствам подобного подхода можно отнести, в первую очередь, отсутствие дополнительных затрат на работу специалистов. Вся команда, которая занимается процессом внедрения автоматизации и так работает в вашей компании, а значит, выплачивать полноценный гонорар специалисту не требуется. Кроме того, ваше сотрудники лучше, чем кто бы то ни было, понимают, как устроена работа вашей компании, знают все подводные камни и особенности функционирования разных отделов, а значит смогут учитывать эти параметры при работе. Еще одним важным фактором является конфиденциальность, которую вы сможете обеспечить только при решении подобной проблемы с помощью своих же сотрудников. Конечно, любая компания пропишет в договоре по оказанию услуг пункт о неразглашении информации, которая попадет в распоряжение их представителя во время работы с вашей компанией, однако, никто не может гарантировать, что информация действительно никуда не уйдет.

Конечно, у такого подхода есть и свои недостатки, основным из которых является непрофессионализм ваших сотрудников в вопросах оптимизации. Зачастую работники не слишком хорошо разбираются в применении различных инструментов для автоматизации и особенностях их работы, а значит их предложениями выступят те программы, которые считаются наиболее эффективными в широких кругах. Конечно, сотрудники, которые работают в вашей компании на постоянной основе помедлят с окончанием подобного проекта так как не увидят личные выгоды от его скорого завершения, а значит их основные задачи будут оставаться в невыполненном состоянии, ведь официально работники заняты другим делом. Избежать подобной ситуации вам поможет периодический контроль и проведение проверок достигнутых результатов.

Автоматизация руками профессионалов

Намного более легким способом решения проблемы является обращение к специалистам данной области. Здесь важно уделить особое внимание выбору компании или частного мастера, к которому вы будете обращаться. Стоит внимательно изучить отзывы, а также опыт фирм по работе с оптимизацией.

Достоинство такого подхода очевидно: специалисты, не первый год работающие в этой сфере имеют огромный опыт во внедрении автоматизации на предприятиях, а значит, знают, как избежать распространенных ошибок и не допустить возникновение новых. Кроме того, специалисты скорее всего внедрят новые процессы достаточно быстро, так как они заинтересованы в том, чтобы выполнить свою работу за максимально короткий срок, тем самым увеличив эффективность собственного труда. Ваши сотрудники, в это время, смогут спокойно заниматься прямыми обязанностями, не отвлекаясь на посторонние задачи.

Нельзя забывать о недостатках, основным из которых станет необходимость выделения дополнительных средств на проведение оптимизации работы вашего бизнеса, ведь ни одна компания не станет оказывать подобные услуги бесплатно, назначив такую цену, которую посчитает необходимой. Кроме того, специалист, к которому вы обратитесь, не будет так погружен в деятельность вашего предприятия, как сотрудники, а значит вы будете вынуждены рассказать ему об особенностях работы вашей компании, продукта и методах организации продаж.

Автоматизация руками профессионалов

Достаточно часто профессионалы имеют свой взгляд на то, как именно должна быть решена проблема. Это может породить столкновение интересов, когда вы будете не согласны с подходом мастера, а он будет настаивать на проведении конкретных мер для внедрения автоматизации. Кроме того, нет гарантии, что оказанная вам услуга будет качественной, ведь даже специалист, обладающий огромным портфолио, может иногда ошибаться.

Оба этих способа имеют свои достоинства и недостатки, но выбор одного из них вам придется делать самостоятельно. Для решения простых вопросов вы можете задействовать собственную команду, а для внедрения масштабных изменений наилучшим решением будет обращение к специалисту.

Подведем итоги

Итак, мы подробно рассмотрели, что такое автоматизация бизнес-процессов, поняли, в каких случаях необходимо ее внедрение, уточнили этапы проведения модернизации компании и сравнили различные подходы к этому процессу. Определение необходимости модернизации и ее проведения — действительно сложный и длительный процесс, однако, руководствуясь предоставленной информацией, вы сможете успешно провести модернизацию и повысить эффективность своего бизнеса.

Администратор Сайта
0
11
29.11.2022
Добавить комментарий
Отменить ответ