Главная»Блог»Основные принципы тайм-менеджмента, которые стоит освоить каждому

Основные принципы тайм-менеджмента, которые стоит освоить каждому

Основные принципы тайм-менеджмента, которые стоит освоить каждому

Чаще всего с выгоранием сталкиваются люди, которые не умеют правильно распределять и управлять временем. Значимость тайм-менеджмента в эру огромной загрузки человека имеет решающее значение. Нет единой и базовой методички, которую можно было бы прочесть и понять основы, помогающие правильно организовать управление временем для отдыха, учебы, работы. Что подходит для одного человека, может оказаться губительным для другого. Собирать рецепт правильного и базового распределения ресурса в виде времени придется самостоятельно. В этом материале предстоит разобраться в том, что такое тайм-менеджмент, какие есть базовые принципы и методы, как вырабатываются полезные привычки, какие основные стратегии можно выбрать для себя.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это процесс сознательного планирования и контроля времени, затрачиваемого на выполнение конкретных задач, что положительно сказывается на эффективности. Многие уже знакомы с установлением сроков, составлением базовых списков дел и небольшим вознаграждением за выполнение определенных действий. Огромное значение имеет мотивация. Управление позволяет человеку делать то, что ему не очень нравится, чтобы иметь возможность заниматься тем, что он любит. Например, многие работают в скучных офисах для того, чтобы иметь возможность оплачивать курсы гончарного мастерства или занятия спортом, помогать животным, путешествовать и т. д. 

Выработка базовых и основных рутин и привычек для управления своим временем начинается со знания существующих стратегий, а затем их тестирования в жизни. Правильное управление временем может привести к здоровому, сбалансированному образу жизни, который может проявляться как:

  1. Снижение стресса
  2. Увеличение энергии
  3. Более эффективное достижение целей
  4. Приоритизация важного
  5. Достижение большего за меньшее время
  6. Сокращение прокрастинации
  7. Повышение уверенности
  8. Дальнейшее продвижение в карьере или образовании

В основе методов тайм-менеджмента лежат базовые правила и основные навыки осознания, организации и адаптации. Это означает, что помнить о своем времени, структурировать его и корректировать по ходу дела — вот секрет эффективного тайм-менеджмента. Руководители теперь называют поведенческие навыки наиболее важными для рабочей силы 21-го века, а «навыки управления временем и способность расставлять приоритеты» занимают второе место в исследовании пробелов в навыках, проведенном IBM. Люди, которые понимают, что управление собственным временем — это важно, в конечном итоге, получают высокие должности чаще других. Чтобы заниматься управлением других, необходимо иметь власть хотя бы над собственными слабостями и привычками.

Несколько важных правил и советов по тайм-менеджменту

Чтобы взять жизнь под свой контроль есть несколько рекомендаций, помогающие понять основные принципы тайм-менеджмента. В этом разделе представлены базовые привычки, которые сможет развить в себе каждый. 

аудит времени

Проведите аудит времени

Начните с оценки того, где вы на самом деле проводите свое время. Создайте наглядную карту приблизительного количества часов, которые вы тратите на работу, учебу, занятиям по дому, поездки, социальные сети и досуг. Затем вы можете углубиться в учебу или работу, разделив предыдущую неделю на дни, а затем на часы. Сколько времени ушло на то, чтобы закончить этот тот или иной проект? Работа заняла больше времени, потому что человек часто отвлекается, просматривает социальные сети, делая мелкие задачи по дому. Особенно, это актуально для тех, кто работает удаленно или на себя. Прокрастинация выражается не только в перелистывании ленты, но и в уборке, либо выполнении задач, не требующих особого внимания. 

Ставьте цели на основе этого результата и базовых правил. Заблаговременное планирование и установление временных ограничений для задач и приоритетов поможет высвободить время для того, что наиболее важно для вас. Например, чтобы проводить больше времени с друзьями и семьей. Начните с того, что каждое воскресенье по полчаса уделяйте намеренному планированию предстоящей недели и постановке ежедневных целей, тем самым вырабатывая привычку, связанную с управлением своих ресурсов. 

Матрица Эйзенхауэра

Матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент, который помогает различать важные, неважные, срочные и несрочные задачи. В квадранте есть четыре поля, в которых вы можете разделить свои задачи, чтобы расставить приоритеты, на чем вы должны сосредоточиться в первую очередь. Они также соответствуют четырем принципам и базовым правилам исполнения: делать, откладывать, делегировать и удалять.

  • Квадрант 1: важные и срочные. Выполните эти задания в первую очередь. Это приоритеты, наиболее соответствующие целям.
  • Квадрант 2: Важно, но не срочно. Отложите их на потом в своем расписании.
  • Квадрант 3: Срочно, но не важно. По возможности делегируйте их другим, особенно если они не способствуют достижению долгосрочных целей.
  • Квадрант 4: Неважно и не срочно. Удалите эти задачи или выполняйте их, когда у вас есть свободное время, потому что они отвлекают от ваших приоритетов.

Для еще более простого подхода создайте список основных задач и отметьте каждый пункт как срочный или важный. Часто мы отдаем приоритет срочным задачам, а неважным — например, делам, которые могут быть творческими, важными и полезными, но не имеют крайнего срока. Поэтому их определение и обозначение может быть полезным шагом на пути к достижению основных личных и профессиональных целей.

Правила дробления времени

Как только человек начинает лучше понимать, каковы его основные приоритеты, установление лимитов может стать отличным инструментом тайм-менеджмента. Есть несколько правил и способов разбить время на удобоваримые части. 

Попробуйте основной и известный «метод помидора». Он был разработан в конце 1980-х Франческо Чирилло, студентом университета, который был перегружен учебой и заданиями. Метод Pomodoro требует использования таймера, чтобы разбить работу на 25-минутные интервалы, разделенные 5-минутным перерывом. После четырех помидоров можно сделать более длительный перерыв на 15-30 минут. Pomodoro («помидор» по-итальянски) способствует концентрации и снимает умственную усталость, особенно полезен для неограниченных задач, таких как: проведение исследований, подготовка к экзамену или завершение консультационного проекта. Сегодня есть огромное количество альтернативных приложений для смартфонов, которые можно использовать для дробления задач в повседневной жизни более удобным образом. 

Многие успешные люди используют метод и правило «швейцарского сыра». Подобно Помидору, новый метод разбивает большой проект на более мелкие задачи. Техника швейцарского сыра, придуманная Аланом Лакейном, автором книги «Как взять под контроль свое время и свою жизнь», «протыкает дыры» в непосильной задаче, разбивая ее на небольшие квесты, выполнение которых занимает от 5 до 10 минут. Это отличный способ, чтобы быстро выработать полезные привычки. 

У выделенных трюков простая психология. «Разбивая» время на части, вы делаете большие проекты и цели менее пугающими. Меньше прокрастинации, больше продуктивности.

Сосредоточьтесь на чем-то одном

Сосредоточьтесь на чем-то одном

Для большинства из нас многозадачность, как правило, менее эффективна, чем сосредоточение внимания на одной задаче за раз. На самом деле, одно исследование показало, что только 2,5 % людей способны эффективно работать в режиме многозадачности. Привычки успешных людей являются прямым показателем того, что можно добиться большего, находясь в одинаковых условиях с другими. 

Выполнение слишком большого количества дел одновременно может повлиять на ваши когнитивные способности, заставив чувствовать себя непродуктивно или неудовлетворенным прогрессом. Если вы будете планировать свое время таким образом, чтобы выполнить одно задание, прежде чем приступить к другому, это повысит уверенность. Кроме того, может быть полезно разделить задачи. Например, если вы писатель, вы можете посвятить понедельник исследованию, со вторника по четверг — написанию, а пятницу — редактированию. 

Наградите себя

Вознаграждения не предназначены для хорошо воспитанных детей и домашних животных. Они могут быть отличным источником мотивации для принятия хороших привычек тайм-менеджмента. За каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня, вы можете дать себе небольшую награду. Они не должны быть экстравагантными или слишком дорогими, многие несут в себе скорее базовый характер. Некоторые варианты включают в себя:

  • Сделайте перерыв, чтобы насладиться любимым лакомством;
  • Прогулка на свежем воздухе;
  • Позвоните другу или члену семьи;
  • Медитируйте пять минут;
  • Послушайте эпизод подкаста или главу аудиокниги.

Чтобы получить более крупные награды, вы можете заниматься такими делами, как чтение книги в ванной, планирование вечеринки с друзьями или бронирование отпуска. У вас есть возможность определить, какие цели заслуживают того или иного поощрения. Более глобальные подарки помогут справиться со сложными задачами. Например, сдав крупный проект, не забудьте сводить себя в какое-то красивое место, купить что-то осязаемое и т. д. Не стоит жалеть на это денег, так как мотивация — это лучшая и основная инвестиция. С налаженным тайм-менеджментом думать о нехватке денег не приходится, так как управление включает все аспекты жизни. Привычки успешных людей также касаются правильной мотивации. Дорогие машины, дома, возможность путешествовать — все это мотивация, чтобы поддерживать более качественную жизнь. 

Используйте приложения, чтобы меньше отвлекаться

Иногда наград и добрых намерений недостаточно, чтобы сосредоточиться. Приложение или расширение для браузера может помочь вам свести к минимуму отвлекающие факторы, заблокировав использование социальных сетей или прикосновение к телефону. Несколько полезных расширений для соблюдения базовых правил и принципов:

  1. Forest — это эко приложение, которое помогает вам сосредоточиться и не отвлекаться от телефона. Кстати, компания использует собранные деньги для посадки деревьев. 
  2. StayFocused — это расширение для браузера, которое не позволяет вам тратить время на веб-сайты, такие как Twitter, Wikipedia, Instagram и другие. Легко настраивается, можно выбрать любую социальную сеть или площадку для блокировки.
  3. Freedom — это инструмент, который может блокировать как веб-сайты, так и приложения на всех ваших устройствах одновременно. Есть пробная бесплатная версия, которая позволит понять эффективность расширения. 

Приложения могут как наполнять, так и отравлять жизнь человека. Все должно быть в меру, используйте таких помощников для организации своей новой повседневности. Кстати, периода пробной или базовой версии часто достаточно для того, чтобы выработать новые привычки и научить управлять своим досугом. Привычки успешных людей также включают правильное распределение времени, которое касается отдыха и работы. 

Это лишь небольшая часть методов, которые позволяют правильно распределить время. Все известные успешные люди ими владеют. Основа любого успеха — это умение управлять собственными ресурсами, а время — это самое дорогое, что есть в жизни человека. Привычки богатых и успешных людей является прямым доказательством того, что наличие графика и умение правильно распределять ресурсы, рано или поздно приводят к цели. 

Как создать собственную стратегию тайм-менеджмента

Для удобства можно выбрать уже существующий базовый способ и правила, которые позволят распределить нагрузку и время. Однако каждый человек имеет свои психологические особенности и принципы, поэтому всегда можно придумать что-то свое, составив уникальную стратегию и схему работы, отдыха. Предлагается изучить привычки богатых и успешных людей, а также их секреты правильного планирования.

цели SMART

Установите цели и приоритеты

Подумайте о своих долгосрочных и краткосрочных целях в карьере и личном развитии. Убедитесь, что цели SMART: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и своевременные. Что потребуется для их достижения? Как вы можете управлять своим временем, чтобы максимизировать свою продуктивность?

После того как вы определились со своими целями и принципами, расставьте их в порядке важности. Может быть полезно использовать стикеры или ручку, бумагу, чтобы лучше визуализировать свои приоритеты, это поможет в их управлении. Особенно это касается тех людей, кто успел обзавестись семьей. Наличие детей и обязанностей не должно стать «крестом на карьере». Многие успешные люди являются многодетными отцами и матерями. Привычки богатых и успешных людей могут казаться невыполнимыми, однако практика покажет обратное. По версии журнала Форбс в «золотой сотне» находится около 40 многодетных представителей. В качестве примера можно указать на Зияда Манасира, Александра Джапаридзе, Романа Абрамовича. Примерно ¼ от всех известных миллиардеров — это люди, которые начали свой бизнес будучи бедными. Список привычек успешных людей можно изучить отдельно по каждому представителю, который является для вас кумиром. Например, многие из успешных встают в 5:00, а ложатся спать не позже 22:00. 

Выберите лучший метод

Даже если визуально ни один из методов или принципов управления не приглянулся — это не повод опускать руки. Сделать вывод о том, насколько они эффективны можно только через личный опыт и практику. Уделите хотя бы по одному месяцу, чтобы успеть сформировать привычки. Если ни один из вариантов не покажет должной эффективности, всегда можно придумать собственную систему. Для вдохновения и базы можно дополнительно изучить, список привычек успешных людей.

Планируйте и реализуйте

Планируйте и реализуйте

Применяйте выбранный метод и его принципы в течение определенного периода времени. Месяца обычно достаточно, чтобы оценить, работает ли стратегия. В течение 30 дней следите за своим прогрессом. Делайте заметки о том, как вы себя чувствуете через одну или две недели. Был ли один метод более эффективным, чем другой? Используйте планировщик, календарь Google или просто ручку и бумагу, чтобы установить цели на месяц и неделю. Для ежедневных задач каждое утро пишите список дел с достижимыми (например, по технике швейцарский сыр) целями. Не стесняйтесь буферизовать свои дни с гибкостью и радовать себя множеством небольших наград. Привычки успешных людей формировались годами, об этом стоит помнить при потере мотивации.

Переоценка

После месяца использования новых методов тайм-менеджмента пришло время провести переоценку. Что работает? Что не работает? Скорректируйте свою стратегию и планируйте, чтобы быть более эффективным. Продолжайте практиковать эти привычки каждый месяц, адаптируя их по мере изменения ваших приоритетов. Список привычек успешных людей не меняется годами, каждый нашел для себя свой рецепт продуктивности. 

Помните, что практика и следование принципам тайм-менеджмента — это непрерывный процесс, и жизнь случается (наряду с дополнительными факторами стресса и проблемами, которые с этим связаны). Ничего страшного, если вы не превратитесь в гуру тайм-менеджмента за одну ночь. Речь идет о прогрессе, а не о совершенстве. Полезные привычки формируются на протяжении долгого периода, в течение нескольких лет, после чего они начинают показывать осязаемый результат. Есть одна старая поговорка «Что посеешь, то и пожнешь». Полезные привычки используется в качестве семян, которые со временем прорастают и дают хороший урожай в виде успеха.

Стресс из-за отсутствия тайм менеджмента в жизни

Последствия отсутствия тайм-менеджмента в жизни

Каждый человек рано или поздно начинает испытывать стресс из-за отсутствия энергии и времени. Тайм-менеджмент был придуман еще очень давно, однако имел другое название. Люди на протяжении долгих веков живут по графику, что и позволяет прогрессу идти дальше. Не нужно бояться того, что жизнь превратиться в рутину, если о каждом шаге будет известно заранее. Это стереотип, о котором стоит забыть.

Принципы тайм-менеджмента помогают избавиться от вечно горящих дедлайнов, от постоянной усталости, от ощущения вины и прокрастинации. Многие могли заметить, что люди, которые много трудятся не всегда добиваются высоких показателей и результатов. Чаще всего труд хоть и выглядит адским, но он не эффективен. Связать это можно с психологической усталостью, при которой человек начинает работать и соображать в разы медленнее, выгоранием, депрессией. В хорошем настроении и в добром духе человек может выполнить поставленную задачу всего за несколько часов, если не будет отвлекаться. Успеха добиваются чаще те люди, которые правильно умеют распределять свои ресурсы и следовать принципам. «Работать меньше, получать тот же результат, что и других». Приложение усилий при правильном тайм-менеджменте позволит быстрее доходить до личных целей, на фоне тех, кто тонет в выгорании и стрессе. 

Важно помнить и о том, что человек живет в цифровую эпоху. Вокруг нас очень много информации и шума, от чего мы также устаем. Необходимо выделять больше времени для качественного отдыха, чтобы успевать восполнять силы. Урезание времени в смартфоне, которое можно сделать с помощью приведенных выше приложений, также положительно скажется на продуктивности. К сожалению, без правильного графика, человеку редко удается прийти к своим целям раньше, чем его силы вовсе иссякнут. Использование принципов тайм-менеджмента положительно сказывается на всех сферах жизни, включая друзей, семью, спортивный досуг, хобби, а не только работу. Привычки богатых и успешных людей могут стать хорошей базой для тех, кто только ищет себя. 

Администратор Сайта
0
8
27.11.2022
Добавить комментарий
Отменить ответ